DGUV V3: Diese Unterlagen und Aufbewahrungsfristen brauchen Sie
Für elektrische Arbeitsmittel reichen Prüfplaketten allein nicht aus. Der Beitrag beschreibt die nötigen Unterlagen, ihre Mindestinhalte und die Aufbewahrung bis zur nächsten Prüfung.
Prüfplaketten zeigen auf einen Blick, wann ein elektrisches Arbeitsmittel geprüft wurde. Als alleiniger Nachweis reichen sie jedoch nicht. Für Hausmeisterdienste, Bauhöfe und Regiebetriebe muss nachvollziehbar sein, welches Gerät geprüft wurde, warum die Prüfung anstand, was geprüft wurde und ob das Gerät weiter benutzt werden darf.
Die schnellste belastbare Ablage besteht aus wenigen, klar getrennten Vorgängen: Geräteverzeichnis, Gefährdungsbeurteilung, Prüfauftrag, Prüfaufzeichnung sowie bei Bedarf Mängelbericht und Freigabe. Die rechtlichen Grundlagen ordnet dieser Beitrag ein. Fachlich geprüft und aufbereitet wurde er von unserer Autorin beziehungsweise unserem Autor für Betreiberpflichten.
Das Geräteverzeichnis schafft eine eindeutige Ausgangslage
Das Geräteverzeichnis ist die Stammdatenliste für alle elektrischen Betriebsmittel, die in Ihrem Verantwortungsbereich verwendet werden. Ohne eindeutige Zuordnung wird aus einer Prüfaufzeichnung schnell ein schwer verwertbarer Zettel: Es bleibt offen, ob tatsächlich die geprüfte Bohrmaschine, Kabeltrommel oder Leuchte im Betrieb steht.
Vorlage: Felder für jedes Gerät
Vergeben Sie ein dauerhaftes Gerätekennzeichen. Dieses Kennzeichen gehört auf das Gerät, in das Verzeichnis, in den Prüfauftrag und in jede Prüfaufzeichnung. Eine Prüfplakette kann das Kennzeichen ergänzen, ersetzt es aber nicht.
- Gerätekennzeichen oder Inventarnummer
- Bezeichnung des Arbeitsmittels
- Hersteller und Typ, bei Bedarf Seriennummer
- Standort, Fahrzeug oder Lagerbereich
- verantwortliche Einheit oder verantwortliche Person
- Anschaffungsdatum oder, falls dieses fehlt, Inbetriebnahmeangabe
- aktueller Prüfstatus mit letztem Prüftermin und fälliger nächster Prüfung
Führen Sie auch ausgemusterte Geräte nachvollziehbar als außer Betrieb, statt Kennzeichen sofort neu zu vergeben. Das spart Rückfragen, wenn alte Prüfprotokolle, Reparaturbelege oder Rechnungen auftauchen. Bei Geräten, die zwischen Objekten oder Fahrzeugen wechseln, ist ein fester Zuordnungsort weniger hilfreich als die Angabe des üblichen Einsatzbereichs.
Ein Verzeichnis ist außerdem die Arbeitsliste für die Terminplanung. Es zeigt, welche Geräte fehlen, welche gerade in Reparatur sind und welche Prüfung ansteht. Für die Kalkulation von Prüfterminen und Fremdleistungen hilft ergänzend der Beitrag DGUV V3 Prüfung: Kosten im Regiebetrieb kalkulieren.
Die Gefährdungsbeurteilung legt Prüfbedarf und Prüffrist fest
Die Prüfung beginnt nicht mit dem Messgerät, sondern mit der Gefährdungsbeurteilung. Nach Paragraf 3 Absatz 8 der Betriebssicherheitsverordnung, BetrSichV, hat der Arbeitgeber die Gefährdungsbeurteilung vor der Verwendung von Arbeitsmitteln zu dokumentieren. Die Dokumentation muss unter anderem die ermittelten Gefährdungen, die Schutzmaßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung enthalten.
Für elektrische Anlagen und Betriebsmittel verlangt Paragraf 5 der DGUV Vorschrift 3, Art, Umfang und Fristen erforderlicher Prüfungen auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung festzulegen. Eine pauschal übernommene Frist ohne Blick auf Einsatzbedingungen ist deshalb keine saubere Grundlage.
Prüffristen nachvollziehbar begründen
Dokumentieren Sie, welche Beanspruchung vorliegt: trockenes Büro, Werkstatt, Außenbereich, Baustelle, Fahrzeug oder wechselnde Nutzung. Relevant sind etwa Feuchtigkeit, Staub, mechanische Belastung, häufiges Umstecken, sichtbare Beschädigungen und die Qualifikation der Nutzenden. Auch Erfahrungen aus früheren Prüfungen und Mängelmeldungen gehören in die Bewertung.
Die Gefährdungsbeurteilung muss nicht für jedes gleichartige Gerät neu geschrieben werden. Gleichartige Geräte mit vergleichbaren Einsatzbedingungen können in Gruppen bewertet werden. Voraussetzung ist, dass die Gruppe tatsächlich vergleichbar bleibt und Abweichungen, etwa ein Einsatz im Außenbereich, erkennbar gesondert behandelt werden.
Eine verständliche Einführung in die Verordnung für Ihren Arbeitsalltag bietet der Beitrag Betriebssicherheitsverordnung im Hausmeisterdienst anwenden. Für die Prüfunterlagen selbst gilt: Die Gefährdungsbeurteilung begründet die Entscheidung, die Prüfaufzeichnung belegt ihre Durchführung.
Der Prüfauftrag beschreibt Gerät und Prüfziel eindeutig
Ein Prüfauftrag verhindert, dass ein Dienstleister oder eine zur Prüfung befähigte Person mit unvollständigen Angaben arbeitet. Er ist besonders sinnvoll, wenn Geräte aus mehreren Objekten gesammelt geprüft werden oder wenn Reparatur, Wiederinbetriebnahme und Wiederholungsprüfung parallel laufen.
Vorlage: Mindestangaben im Prüfauftrag
| Angabe | Nutzen im Vorgang |
|---|---|
| Gerätekennzeichen und Bezeichnung | Ordnet den Auftrag eindeutig dem Arbeitsmittel zu. |
| Prüfgrund und Prüftermin | Trennt Erstprüfung, Wiederholungsprüfung und Prüfung nach Instandsetzung. |
| Prüfart und Prüfziel | Macht deutlich, was festgestellt werden soll. |
| Einsatzbereich | Gibt Hinweise auf die tatsächliche Beanspruchung. |
| bekannte Mängel | Verhindert, dass bekannte Auffälligkeiten übersehen werden. |
| verantwortliche Person für die Prüfung | Klärt Übergabe, Rückfragen und Terminverfolgung. |
Der Auftrag ist keine Ersatzform für die Gefährdungsbeurteilung. Er übersetzt deren Ergebnis in einen konkreten Arbeitsvorgang. Geben Sie bekannte Schäden präzise an, etwa beschädigte Leitung, lockere Zugentlastung, Feuchtigkeitseintritt oder Auslösung eines Schutzorgans. Die prüfende Person kann den Befund dann gezielt bewerten.
Bei einer externen Prüfung sollten Sie außerdem vereinbaren, in welchem Datenformat Sie die Prüfaufzeichnungen erhalten und wie nicht bestandene Geräte gekennzeichnet werden. Damit entfällt das nachträgliche Übertragen von Papierlisten in das Geräteverzeichnis.
Die Prüfaufzeichnung enthält das Ergebnis der Prüfung
Paragraf 14 Absatz 7 BetrSichV verlangt, die Ergebnisse bestimmter Prüfungen aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung muss mindestens Art der Prüfung, Prüfumfang und Ergebnis der Prüfung enthalten. Hinzu kommen Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person.
Bei elektronischer Dokumentation muss die Zuordnung ebenso eindeutig und die Aufzeichnung ebenso verfügbar sein wie auf Papier. Entscheidend ist nicht das Dateiformat, sondern ob Sie das konkrete Gerät, den konkreten Prüfvorgang und das Ergebnis ohne Interpretationsspielraum belegen können.
Vorlage: Aufbau einer Prüfaufzeichnung
- Gerätekennzeichen, Bezeichnung und Standort oder Einsatzbereich erfassen.
- Prüfdatum, Prüfgrund und Art der Prüfung eintragen.
- Den Prüfumfang so benennen, dass sichtbar wird, welche Prüfung durchgeführt wurde.
- Das Ergebnis eindeutig als bestanden, nicht bestanden oder nur eingeschränkt verwendbar festhalten.
- Festgestellte Mängel, erforderliche Maßnahmen und gegebenenfalls Verweis auf einen Mängelbericht ergänzen.
- Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person aufnehmen.
Messwerte können für die Nachvollziehbarkeit erforderlich oder sinnvoll sein, wenn sie Bestandteil des tatsächlich gewählten Prüfumfangs sind. Die gesetzlich genannten Mindestangaben dürfen darüber aber nicht verloren gehen. Ein bloßer Ausdruck mit Zahlenwerten ohne Gerätekennzeichen und eindeutiges Ergebnis ist keine vollständige Prüfaufzeichnung.
Bei elektrischen Betriebsmitteln gelten die Vorgaben der DGUV Vorschrift 3
Paragraf 5 der DGUV Vorschrift 3 verpflichtet den Unternehmer, elektrische Anlagen und Betriebsmittel auf ihren ordnungsgemäßen Zustand prüfen zu lassen. Die Prüfung ist vor der ersten Inbetriebnahme erforderlich. Sie ist außerdem nach einer Änderung oder Instandsetzung vor der Wiederinbetriebnahme sowie in bestimmten Zeitabständen durchzuführen.
Die Vorschrift beschreibt damit Anlässe, nicht nur einen wiederkehrenden Kalendereintrag. Wird etwa eine beschädigte Anschlussleitung repariert, darf das Arbeitsmittel nicht allein aufgrund einer früheren Plakette wieder ausgegeben werden. Der Vorgang braucht eine Prüfung vor der Wiederinbetriebnahme, soweit die Änderung oder Instandsetzung dies auslöst.
Prüfungen dürfen nur von Personen durchgeführt werden, die die jeweiligen Anforderungen erfüllen. Bei elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln nennt die DGUV Vorschrift 3 Elektrofachkräfte oder Personen, die unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft arbeiten. Halten Sie im Auftrag und in der Aufzeichnung fest, wer diese Rolle übernommen hat.
Für mobile Geräte im Außen- und Winterdiensteinsatz ist die tatsächliche Belastung besonders wichtig. Feuchte Lagerung, beschädigte Leitungen und Belastungen im Fahrzeug können die Risikobewertung verändern. Die Unterlage muss dann zeigen, warum die gewählte Prüffrist zum Einsatz passt.
Mängelbericht und Freigabe bilden einen eigenen Vorgang
Ein nicht bestandenes Gerät darf nicht zwischen Prüfprotokoll, Werkbank und Fahrzeug verschwinden. Legen Sie für jeden sicherheitsrelevanten Mangel einen eigenen Vorgang an. Das trennt die Feststellung des Mangels von der Entscheidung, wie und wann das Gerät wieder verwendet werden darf.
Vorlage: Vom Mangel bis zur Rückgabe
- Mangelbeschreibung mit Gerätekennzeichen und Feststellungsdatum
- Bewertung der erkannten Gefährdung
- Nutzungsbeschränkung, etwa Außerbetriebnahme oder Kennzeichnung
- Sofortmaßnahme und Name der handelnden Person
- Reparaturauftrag oder Entscheidung zur Aussonderung
- erforderliche Wiederholungsprüfung vor weiterer Verwendung
- dokumentierte Freigabe erst nach erfolgreichem Abschluss
Die Freigabe darf nicht mit der Reparaturrechnung verwechselt werden. Eine Rechnung belegt eine Leistung, aber nicht automatisch die sichere Wiederverwendung im jeweiligen Betrieb. Verknüpfen Sie Reparaturbeleg, Prüfaufzeichnung und Freigabe über das Gerätekennzeichen.
Das gleiche Prinzip hilft bei anderen Betreiberpflichten: Beobachtung, Maßnahme, Abschluss. Für Außenflächen zeigt der Beitrag Winterdienstnachweise: Papier, Fotos oder mobile App vergleichen, warum eine zeitnahe und lesbare Dokumentation im Streitfall entscheidend ist.
Prüfaufzeichnungen bleiben mindestens bis zur nächsten Prüfung erhalten
Paragraf 5 Absatz 1 der DGUV Vorschrift 3 regelt ausdrücklich: Der Unternehmer hat die Ergebnisse der Prüfungen aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Diese Mindestdauer bezieht sich auf die Ergebnisse der Prüfungen nach der Vorschrift.
Löschen oder vernichten Sie die vorige Prüfaufzeichnung daher erst, wenn die nächste Prüfung durchgeführt und deren Ergebnis vollständig dokumentiert ist. Praktisch sicherer ist eine längere Aufbewahrung, wenn sie für die betriebliche Nachverfolgung, Mängelverläufe, Gewährleistungsfragen oder mögliche Ansprüche erforderlich ist. Welche weiteren Aufbewahrungspflichten im Einzelfall gelten, hängt von Unterlagenart und Sachverhalt ab.
Bewahren Sie die Unterlagen so auf, dass sie ohne langes Suchen zusammenfinden: Geräteverzeichnis als Einstieg, darunter Gefährdungsbeurteilung oder Verweis darauf, Prüfaufzeichnungen sowie offene und abgeschlossene Mängelvorgänge. Papierakten brauchen eine lesbare Ablage; digitale Akten brauchen klare Zugriffsrechte, Sicherungen und eine eindeutige Benennung.
Unterlagen bündeln, Handgriffe sparen, Nachweise verfügbar halten
Ein belastbarer DGUV V3 Vorgang braucht keine umfangreiche Papierproduktion. Er braucht eine eindeutige Geräteidentität, eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung, einen klaren Prüfauftrag, eine vollständige Prüfaufzeichnung und bei Mängeln eine nachvollziehbare Sperrung bis zur Freigabe. Die Aufzeichnungen bleiben mindestens bis zur nächsten Prüfung erhalten.
Für Hausmeisterdienste und Regiebetriebe lohnt sich eine einheitliche mobile Erfassung auch über elektrische Arbeitsmittel hinaus. Mit Tourenklar für mobile Kontrollgänge und sofort verfügbare Nachweise lassen sich Kontrollgänge, Streufahrten und Spielplatzinspektionen unterwegs am Telefon in Sekunden erfassen. Daraus entsteht automatisch der Nachweis, der im Schadensfall verlangt wird. Wenn Sie die Ablage Ihrer Prüf- und Kontrollvorgänge vorführen lassen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular.
